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TimeSoft Komplettsystem


Wieviel Personen können mit TimeSoft verwaltet werden?

Soviel Sie wollen. Durch Ihren Kauf ist die Anzahl der Mitarbeiter zunächst auf die ausgewählte Lizenz begrenzt. Die Lizenz kann aber jederzeit nachträglich erweitert werden.

Ist die Nutzung zeitlich begrenzt?

Nein, setzen Sie TimeSoft ein, solange Sie wollen.

Welche Buchungen können am Terminal vorgenommen werden?

KOMMT
GEHT
DIENSTGANG
RAUCHERPAUSE

Wie wird die Buchung durchgeführt?

Sehr einfach. Sie berühren die jeweilige Schaltfläche auf dem vollflächigem Farbdisplay des Geräts und halten Ihren Ausweis-Chip unter das Gerät. Alternativ halten Sie erst Ihren Chip vor den Leser , der sich auf der Unterseite des Geräts befindet und berühren dann eine Funktionstaste. Anschließend bekommen Sie auf dem Display eine Erfolgsmeldung angezeigt.

Wie viele Buchungen kann ich abgeben?

So viele, wie Sie wollen. Es ist keine Begrenzung der täglichen oder gesamten Buchungen eingebaut.

Werden Pausenzeiten erfasst?

Sie können dem Mitarbeiter die gesetzlichen Pausen zuordnen (30 Minuten Pausenabzug nach 6 Stunden Arbeitszeit, 45 Minuten Pausenabzug nach 9 Stunden Arbeitszeit), diese sind bereits eingerichtet. Außerdem sind feste und variable Pausen bereits eingegeben und können von Ihnen kopiert, angepasst und verwendet werden. Darüber hinaus kann der Mitarbeiter seine Pausen auch über die Abgabe einer GEHT- und KOMMT-Buchung angeben.

Wie wird die Arbeitszeit des Mitarbeiters berechnet?

Von der GEHT-Zeit wird die KOMMT-Zeit und die Pausenzeiten abgezogen. Sie können jedem Mitarbeiter eine Soll- Arbeitszeit pro Wochentag vorgeben. Von seine tatsächliche geleisteten Netto-Zeit wird die Soll-Zeit abgezogen. Die Differenz wird separat ausgewiesen. Vergisst der Mitarbeiter seine GEHT-Buchung kann die Zeitsumme nicht berechnet werden und wird mit Null ausgegeben.
Außerdem können Intervallregeln genutzt werden, die arbeitsvertragliche Details abbilden. Einige Regeln haben wir für Sie bereits hinterlegt. Sie können von Ihnen kopiert, angepasst und verwendet werden.

Wie erkenne ich fehlerhafte Buchungen?

Im Fehlerprotokoll Von dort können Sie sofort die Korrekturen für diesen Mitarbeiter am bewussten Tag vornehmen.

Was wird ausgewertet?

Alle täglichen Zeitsummen werden über den ausgewählten Zeitraum aufaddiert Es werden die täglichen Buchungen des Mitarbeiters ermittelt und unter Berücksichtigung aller Regeln die daraus resultierenden Zeitsummen berechnet.

Wie wird TimeSoft in Betrieb genommen?

Sie müssen nur 2 Stecker einstecken, um das Terminal in Betrieb zu nehmen. Stecken Sie das mitgelieferte Stecker-Netzteil in die Steckdose und verbinden Sie das Gerät mit einem Patch-Kabel mit Ihrem Netzwerk oder mit der Netzwerkbuchse an Ihrem PC. Nach der Bootsequenz werden Sie am Display des Geräts aufgefordert Ihre Kommunikationsparameter einzugeben. Danach ist das Gerät betriebsbereit.
Das gesamte Softwarepaket liefern wir Ihnen fix und fertig installiert in einer virtuellen Maschine (Download-Link) zusammen mit einem VMWare-Player, damit Sie sie sofort nutzen können. Sie müssen lediglich das ausgelieferte Betriebssystem (Microsoft ®) registrieren (180 Tage Testversion).

Wie lege ich Mitarbeiter und weitere Daten an?

Jede Maske verfügt über einen Hilfe-Button, der kontextsensitiv die Bedeutung jeden Feldes erklärt und z.T. Eingabebeispiele vorgibt, so dass die Dateneingabe fast von selbst erfolgt.

Wie ordne ich die Ausweis-Chips den Mitarbeitern zu?

Auf den Ausweis-Chips sind Nummern aufgedruckt. Geben Sie diese Nummer in das entsprechende Feld in der Mitarbeiterverwaltung ein, damit das Gerät die Buchungen mit diesem Chip dem Mitarbeiter zuordnen kann.

Kann ich Ausweis-Chips ausgeschiedener Mitarbeiter weiter verwenden?

Selbstverständlich. Ordnen Sie die Chip-Nummer einfach einem neuen Mitarbeiter zu.

Was mache ich, wenn ein Mitarbeiter seinen Ausweis-Chip verliert?

Kein Problem. Geben Sie ihm einfach einen anderen Chip, dessen aufgedruckte Nummer Sie zuvor seinen Stammdaten zugeordnet haben.

Ich rechne meine Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeitpunkten ab. Geht das?

Sicher. Der Auswertungszeitraum ist jeweils frei wählbar. Sie können z.B. Angestellte zu Ultimo, gewerbliche Mitarbeiter zum 20. Eines Monats und Leiharbeitskräfte zum 10. Des Folgemonats abrechnen.

Wie drucke ich die Auswertung aus?

Gehen Sie im Verwaltungsprogramm auf „Auswertung“, wählen den Zeitraum und den oder die Mitarbeiter, die Sie beauskunften möchten. Der Bericht wird als pdf dargestellt. Sie können ihn auf Ihrem PC speichern oder über Ihren Standarddrucker ausdrucken. Sie benötigen dazu einen pdf-Reader, den Sie hier kostenfrei herunterladen können.

Für wen ist TimeSoft geeignet?

Arztpraxen
Büros und öffentliche Verwaltung
Ämter und Behörden
Hotels und Gaststätten
Dienstleister
Handwerksbetriebe
Industriebetriebe
uwm…

Was ist, wenn mir TimeSoft doch nicht zusagt?

Kein Problem, schicken Sie uns einfach das Gerät und die Ausweis-Chips in der Originalverpackung innerhalb von 4 Wochen zurück – versandkostenfrei. Wir erstatten Ihnen umgehend den Kaufpreis. Sie gehen also keinerlei Risiko ein.

Was passiert, wenn der Strom ausfällt?

Nichts. Das Gerät ist ohne Strom nicht einsatzbereit. Aber alle Ihre Daten bleiben erhalten.

Muss ich die bei Sommer-Winterzeit-Umstellung, die Zeit am Terminal umstellen?

Nein. Das System verfügt über eine Automatik, die Ihnen diesen Eingriff abnimmt.

Was kann ich tun, wenn mein Gerät defekt ist?

Da das Gerät ohne mechanische Komponenten auskommt, ist es nahezu verschleißfrei. Sollte dennoch etwas kaputt gehen, sorgen wir für Ersatz. Innerhalb der Garantiezeit für Sie kostenfrei. Ihre Daten übertragen wir vor Auslieferung auf das neue Gerät – auch nach der Garantiezeit!

Was mache ich, wenn ich mehrere Erfassungsterminals benötige?

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wir vertreiben die Terminals und die Ausweis-Chips auch ohne die Software als Erweiterung. Die Kosten für Verpackung und Versand übernehmen wir für Sie.

Entstehen Folgekosten?

Nein. Es sei denn, Ihr Unternehmen wächst und Sie benötigen weitere Lizenzen und / oder Ausweis-Chips. Diese können Sie natürlich problemlos unter Angabe des Nummernkreises in beliebiger Stückelung über uns beziehen.

Wer steckt dahinter?

ZEITundZUTRITT. Wir sind ein Unternehmen, das sich seit mehr als 30 Jahren ausschließlich mit der Zeiterfassung beschäftigt, da wir der Meinung sind, das die Zeit das wertvollste Gut der Menschen ist. Da sie für jeden aber begrenzt ist, gilt es, sie optimal zu nutzen. Optimale Nutzung setzt Registrierung und Auswertung voraus.

Kann ich das Terminal alleine warten?

Eine Wartung ist nicht nötig. Reinigen Sie das Gerät mit einem trockenen Lappen. Das Display sollten Sie genauso reinigen wie Ihr Handy- oder Tablet-Display.

Brauche ich besondere Kenntnisse?

Nein. Sie sollten aber wissen, was eine IP-Adresse ist und wie man sie an Ihrem PC einstellt. Ein mitgelieferter Hilfe-Link unterstützt Sie aber auch hierbei.

Was benötige ich im Vorfeld dazu? Habe ich alle benötige Hard- und Software?

Sie brauchen nur einen PC mit einem Netzwerk-Anschluss (RJ45-Buchse), die heute Standard ist.

Ab wie vielen Personen lohnt sich das?

Bereits ab 2 Personen macht eine Zeiterfassung bereits Sinn.

Ist der Anschluss deppensicher?

Definitiv. Da Sie nur den Stecker in die Steckdose und das Patchkabel in die Netzwerkbuchse Ihres PC stecken müssen, können sie nichts verkehrt machen.

Was müssen meine Mitarbeiter beachten?

Ihre Mitarbeiter müssen gewissenhaft buchen und darauf achten, dass die Buchung vom Terminal akzeptiert wird (Quittierung vom Terminal)

Welche Reporte kann ich rausziehen?

Es sind verschiedene Berichte integriert, der zentrale Bericht ist sicherlich die Monatsauswertung. In einem bestimmten Rahmen können Sie aber auch selber Berichte erstellen und als Vorlage abspeichern.

Im welchen Formaten kann ich Reporte lesen und habe ich die Software dazu?

Sie benötigen einen pdf-Reader, um die Auswertung anschauen und/oder drucken zu können. Sie können ihn hier kostenfrei herunterladen.

Was ist mit dem 29.2., dem Jahreswechsel und den Feiertagen?

Schaltjahre und den Jahreswechsel erkennt das System selbständig. Ein manueller Eingriff Ihrerseits ist nicht notwendig.
Die Bundesweiten Feiertage sind bereits eingetragen. Die lokalen Feiertage müssen von Ihnen noch durch Kennzeichnung (Mausklick) hinzugefügt werden.

Welche Zeitersparnis bringt mir der Einsatz von TimeSoft?

In der Regel notiert der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten oder stempelt diese an einer mechanischen Stempeluhr. Die Stechkarten müssen aufaddiert und ausgewertet werden. Je Mitarbeiter haben Sie so durchschnittlich einen Aufwand von 15 Minuten – JEDEN MONAT! Mit unserem System haben Sie je Mitarbeiter einen EINMALIGEN Aufwand von 3 Minuten!

Ich bin technisch nicht versiert. Kann ich das trotzdem?

Die Inbetriebnahme ist kinderleicht. Vgl. „Ist der Anschluss deppensicher?“. Außerdem steht Ihnen unser Team jederzeit mit Rat und Tat gerne zur Seite.

Was passiert, wenn ich trotzdem alles zerschossen habe?

Wir können uns nicht vorstellen, wie das geschehen soll. Sollte es dennoch passieren, kontaktieren Sie uns.
Wir helfen Ihnen gern.

Kann ich die Daten in meine Lohnabrechnung übernehmen?

Ja, das System verfügt bereits über eine DATEV-Schnittstelle, in der die Standard-Lohnarten der DATEV bereits hinterlegt sind, so dass Sie die Daten direkt nach DATEV oder Ihren Steuerberater transferieren können.
Sollten Sie die Übergabe an ein anderes Lohnprogramm wünschen, so sprechen Sie uns bitte an.

Kann ich Korrekturen vornehmen?

Selbstverständlich können Sie Fehlbuchungen oder fehlende Buchungen manuell korrigieren oder nachtragen.

Kann ich Fehlzeiten eingeben?

Sollten für einen Mitarbeiter an einem Tag gar keine Buchungen vorhanden sein, können Sie einen Fehlgrund (Urlaub, krank, Überstundenabbau, …) manuell eintragen.

Welche Erweiterungen gibt es?

Zusätzliche Terminals
Zusätzliche Ausweis-Chips

Zusatzmodule:

Auftragszeiterfassung / Betriebsdatenerfassung
Schnittstellen zu ERP- und PPS-Systemen
Zutrittskontrolle
Personalinformationssystem
Personaleinsatzplanung